Vorgaben einhalten – Fehler vermeiden
Wenn Briefe über CONFIDENCEpost eingeliefert werden, entscheidet automatisch ein Algorithmus beim Einlesen, ob eine Auslandsfrankatur notwendig ist. Das ist für Kunden komfortabel, denn sie müssen nicht zu irgend einem Zeitpunkt festlegen, welche Briefe mit Auslandsporto frankiert werden sollen. Zu beachten sind allerdings die vorgegebenen Regeln der Deutschen Post :
– Länderkennung in Großbuchstaben und in korrekter Schreibweise
– Länderkennung immer in der letzten Zeile
– Sprachen: Deutsch, Französisch, Englisch
Wir frankieren mit nationalem Porto, wenn keine ausländische Kennung in der letzten Zeile erfolgt. Bei der Deutschen Post fallen nicht mit Auslandsporto frei gemachte Briefe ins Ausland dann als unterfrankiert durch das Raster. Obwohl sehr selten, ist es in der Vergangenheit schon wegen Schreib- oder Sprachfehlern zu Fehllesungen gekommen. So wurden schon GROßBRITANNIEN (korrekt: GROSSBRITANNIEN), TCHECHIEN (korrekt TSCHECHIEN) oder SUOMI (korrekt: FINNLAND) nicht als Länder erkannt. Oder die Adresse saß entgegen unserer Vorgaben zu tief im Adressbereich, so dass die Stadt und nicht das Land als letzte Zeile ausgelesen wurde. Auch Ergänzungen in der Länderkennung führen zu Problemen (z.B. GB-GREAT BRITAIN oder IRLAND/REP). Wo es Sinn macht, bessern wir manuell nach und fügen Abweichungen bzw. Unschärfen dem Datenbestand hinzu. So wird z.B. GROßBRITANNIEN doch noch als GROSSBRITANNIEN erkannt und FRANKRE1CH (mit 1!) als FRANKREICH.
Immer noch verbreitet ist leider die Gewohnheit, einfach vor die Stadt ein Länderkürzel zu setzen, z.B. CH-3001 Bern. Diese Praxis wurde von der Deutschen Post bereits 1999 (!) abgeschafft.
Unser Tipp: Vielleicht lassen Sie Ihren Adressdatenbestand der Auslandskontakte einmal gemäß der Vorgaben der Deutschen Post checken und ggf. korrigieren. Ein Projekt, das schon beim nächsten Mailing Früchte tragen kann. Ganz lassen sich bei maschineller Verarbeitung Fehlfrankierungen nicht ausschließen, die Fehllesung von Auslandsadressen kann aber gegen Null gehen.