FAQ

Alle in den FAQ verfügbaren Informationen sind mit höchster Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch können wir Irrtümer und Änderungen nicht ausschließen. Sollten Sie in den FAQ nicht fündig werden, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice.

Inhaltsverzeichnis

Häufige Fragen zum Dienst

Was ist das CONFIDENCE CENTER?

Die CONFIDENCE CENTER Information Logistics AG mit Sitz in Berlin ist seit 2011 der Anbieter hinter dem Dienst CONFIDENCEpost. Über diesen lassen gewerbliche Kunden ihre per Internetverbindung eingelieferte Schriftkommunikation schnell, sicher und komfortabel zu Postbriefen, Einschreiben, Onlinebriefen, E-Mails oder Faxen verarbeiten. Die genutzten Rechnen- und Druckzentren liegen ausschließlich in Deutschland und die Leistungen werden datenschutzkonform, sicher und kostengünstig erbracht. Mit dem operativen Geschäft ist seit 2021 die Tochtergesellschaft CONFIDENCE CENTER Service GmbH unter gleicher Geschäftsadresse beauftragt.

Was ist Hybridpost bzw. der Hybridbrief?

Hybridpost, Hybridmail oder Hybridbrief bezeichnen die Zustellung eines elektronisch an einen Dienstleister übermittelten Briefdokumentes ganz konventionell in Papierform an die Empfängeradresse. Bei der Hybridpost übernehmen wir den Druck, die Kuvertierung und das Frankieren der Briefe und übergeben sie zur Zustellung an die Deutsche Post AG. Diese Arbeitsschritte entfallen beim Kunden, was zu erheblicher Reduzierung von Prozesskosten führt. Über ein Kundenportal ist der Auftragsstatus aller Dokumente jederzeit transparent nachvollziehbar.

Warum leistet Hybridpost einen Beitrag zum Schutz der Umwelt?

Sie können helfen, durch mehr Effizienz in Ihrem Postausgangsmanagement Energie und Material einzusparen und Transportwege zu verkürzen. Die Grundidee hinter der Hybridpost ist die komplette Auslagerung der Arbeitsschritte Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Posteinliefern an einen Dienstleister wie CONFIDENCE CENTER. Es liegt auf der Hand, dass die Zusammenführung von Druckströmen in einem hochmodern ausgestatteten Druckzentrum effizienter sein muss als der lokale Ausdruck. Selbst firmeneigene Kuvertierstraßen sind in der Regel unwirtschaftlicher als CONFIDENCEpost.

Was ist der Onlinebrief?

Ein Onlinebrief über CONFIDENCEpost ist ein Dokument, welches über unseren BriefManager und eine sichere Internetverbindung eingeliefert, qualifiziert elektronisch signiert und schließlich über eine sichere Internetverbindung an die Empfänger-E-Mail-Adresse zugestellt wird. Die Signaturdienstleistung erfolgt in unserem Auftrag durch den Sicherheitsanbieter des Bundes, die Bundesdruckerei in Berlin.

Wie registriere ich mich für den CONFIDENCEpost-Dienst?

Die Nutzung des Briefportals und des BriefManagers ist nur nach einer kostenlosen Registrierung mit vollständigen und korrekten Angaben möglich. Da wir nur elementare Kontaktdaten benötigen, ist dies in 2-3 Minuten erledigt.
Hierzu nutzen Sie bitte das Registrierungsformular auf der Webseite. Sie erhalten dann an die angegebene E-Mail-Adresse einen Link, um im Online-Portal von CONFIDENCEpost die Registrierung abzuschließen und Ihren Account zu aktivieren. Um einem Missbrauch unseres Dienstes vorzubeugen, behalten wir uns vor, Registrierungen abzulehnen, insbesondere bei der Angabe anonymer oder offensichtlich falscher Daten.
Nach der erfolgreichen Aktivierung Ihres Accounts erhalten Sie per E-Mail Ihr Passwort zugesandt. Das Login erfolgt durch Eingabe Ihrer registrierten E-Mail-Adresse und des Passwortes. Sie können das von uns generierte Passwort jederzeit ändern.
Nach dem Einloggen können Sie unseren Dienst testen oder über das von uns kostenfrei bereitgestellte Startguthaben (Aktion kann zeitlich befristet sein) sofort erste Briefe testweise versenden.

Wie kann ich Nutzergruppen in einem Unternehmen verwalten?

Der PostManager ist eine Produkterweiterung des Dienstes CONFIDENCEpost für kollaboratives Arbeiten in Firmen-Accounts. Im Mittelpunkt steht die Pflege von Benutzergruppen und Gruppenressourcen (z.B. eBriefpapier oder gemeinsam genutzte Anlagen) für den unternehmensweiten Zugriff. Die Administration erfolgt durch berechtigte Personen über das Briefportal portal.confidencepost.de. Die Funktionen des PostManagers stehen dann im Druckdialog oder über die SOAP-XML-API zur Verfügung. Der Dienst ist kostenpflichtig.

Wie sicher ist die Übertragung an das CONFIDENCE CENTER?

Sie übertragen Ihre Daten, z.B. Registrierungsdaten und Dokumente, über eine sichere verschlüsselte Verbindung (SSL/TLS) an das CONFIDENCE CENTER. Bei der Anmeldung per Passwort wird eine sichere Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem CONFIDENCE CENTER aufgebaut. Als zusätzliche Sicherheitsstufe werden die Webseiten des CONFIDENCE post-Dienstes mit einem Zertifikat versehen, welches Ihr Browser prüft. Damit ist gewährleistet, dass Sie tatsächlich mit unserem Dienst verbunden werden. Bei älteren Browsern kann es passieren, dass Sie eine Warnung erhalten, das Zertifikat sei von unbekannter Seite ausgestellt. In diesem Fall müssen Sie manuell bestätigen, dass Sie dem Inhaber des Zertifikats dennoch vertrauen.

Wo finde ich die Preise und was für Gebühren fallen an?

Wir berechnen Ihnen ausschließlich die konkreten Aufträge, die Sie über das Briefportal oder den BriefManager elektronisch zur Verarbeitung einliefern. Für die Basisdienste berechnen wir keine Softwarelizenzen, Mitgliedsbeiträge oder versteckte Nutzungsgebühren. Sollten Sie die angebotenen Zusatzprodukte nutzen wollen, berechnen wir geringe Gebühren gemäß Preisliste.

Die in unserer Preisliste genannten Konditionen für Briefe per Hybridpost verstehen sich inkl. aller Leistungen vom Druck bis zum Versand. Inkludiert sind z.B.:
Datenprüfung und -konvertierung
Druck
Falzen (bei DINlang-Kuverts)
Kuvertierung
Frankierung
Posteinlieferung
Kontoführung
monatliche Rechnungslegung
Basis-Support

Die Übersicht zu den Produkten und Preisen finden Sie hier: Preise

Gibt es Mindestmengen oder sonstige Nutzungsgebühren?

Nein, Sie können CONFIDENCEpost ab einem Brief nutzen! Für den Zugang zum Briefportal und die Nutzung des BriefManagers erheben wir keine Gebühr und es gibt keinen Mindestumsatz. Wir berechnen ausschließlich die erbrachten Leistungen, also Produktions- und Portokosten für Ihre Aufträge oder qualifizierte digitale Signaturen für Ihre Onlinebriefe. Pausieren Sie einmal den Versand über CONFIDENCEpost, fallen auch keinerlei Kosten an.

Werden meine Briefe im Druckzentrum vertraulich behandelt?

Der Inhalt Ihrer Briefe bleibt vertraulich. Die an der Bearbeitung Ihres Auftrags beteiligten Mitarbeiter unterliegen den strengen Vorschriften des Datenschutzgesetzes sowie des Post- und Fernmeldegeheimnisses. Die zur Verarbeitung der Brief-Daten befugten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und unterliegen der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Im vollständig automatisierten Prozess der Briefproduktion nehmen Mitarbeiter Ihre Briefe nur zur Kenntnis, soweit es stichprobenartig zur Sicherung der Druckqualität und der verlässlichen Zustellung notwendig ist. Strenge Zugangskontrollen in der Produktion sorgen dafür, dass Betriebsfremde keinen Zutritt erhalten.

Was geschieht mit meinen Daten?

Durch verschlüsselte Datenübertragung und unsere Server-Sicherheitsarchitektur sind Ihre Briefdaten für Dritte nicht zugänglich. Ihre eingelieferten Dokumente sind nach dem Versand im passwortgeschützten Bereich nur für Sie selbst einsehbar und werden 8 Wochen nach der Verarbeitung automatisch gelöscht. Selbstverständlich werden keinerlei Adressdaten zu Marketingzwecken extrahiert und gespeichert – was auch strafbar wäre. Detaillierte Informationen zum Datenschutz beim CONFIDENCE CENTER finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Wie ändere ich meine E-Mail-Adresse?

Ihre E-Mail-Adresse ändern Sie nach dem Einloggen im Kundenportal unter dem Menüpunkt “Kontaktdaten ändern”.

Wie ändere ich mein Passwort?

Ihr Passwort ändern Sie nach dem Einloggen im Kundenportal unter dem Menüpunkt “Passwort ändern”.

Wie erfolgt die Abrechnung der Leistungen?

Sie führen ein eigenes Guthabenkonto, dessen Kontostand Ihnen auf portal.confidencepost.de gleich oben unter Ihrem Kontonamen angezeigt wird. Damit ein Auftrag ausgeführt werden kann, muss Ihr Guthabenkonto ausreichend gedeckt sein. Sie können Ihr Guthaben per Überweisung oder PayPal aufladen. Die Kosten für Ihren Auftrag werden nach dem Versenden von Ihrem Guthaben abgezogen. Ein Infoblatt zu den Guthabenkonten finden Sie hier.

Wie funktioniert PayPal als Bezahloption?

Die Bezahloption PayPal können Sie nutzen, wenn Sie einen PayPal-Account besitzen. Bitte beachten Sie, dass die Transaktionsgebühren bei einer Einzahlung auf Ihr Guthabenkonto über PayPal 2 % des Auftragswertes betragen. Diese Gebühr wird von der eingezahlten Summe automatisch abgezogen. Zahlen Sie z.B. 50,00 € ein werden 49,00 € gutgeschrieben. Beachten Sie, dass ein Maximalwert von 7.000,00 € nicht überschritten werden darf. Der Mindestbetrag pro Einzahlung beträgt 10,00 €. Keine Gebühren entstehen bei der Bezahloption „Überweisung”.

PayPal ist ein renommierter Dienst, der das Bezahlen im Internet einfach und sicher macht. Nachdem Sie bei PayPal ein kostenloses Konto angelegt haben, hinterlegen Sie dort Ihre Bankverbindung oder Kreditkartendaten. Weitere Informationen zu PayPal finden Sie unter www.paypal.de.

Wie lösche ich mein Nutzerkonto?

Sie können jederzeit Ihr Nutzerkonto auflösen. Nutzen Sie hierfür das Kontaktformular und tragen Sie dort ein, dass Sie Ihr Konto auflösen möchten. Sollte Ihr Guthabenkonto bei Löschung ein Restguthaben aufweisen, überweisen wir Ihnen automatisch den Restbetrag auf ein deutsches Bankkonto zurück. Hierzu benötigen wir Ihre Kontoverbindung, die Sie uns ebenfalls mit dem Kontaktformular übermitteln (Kontoinhaber, IBAN). Es wird eine Bearbeitungspauschale für die Banktransaktion in Höhe von 5,00 Euro (inkl. MwSt.) erhoben. Dies entspricht genau dem Gratisguthaben, welches jedem Konto bei der Registrierung gutgeschrieben wurde. Sollte Ihr Guthabenkonto weniger als diese Summe aufweisen, löschen wir das Nutzerkonto ohne Banktransaktionen auf.

Welche Software muss ich für die Einlieferung von Briefen installieren?

Um unseren Dienst für Briefe oder Serienbriefe nutzen zu können, müssen Sie keinerlei Software extra installieren. Sie benötigen nichts weiter als einen Browser und eine Internetverbindung. Gerade bei der Einlieferung großer Dateien beschleunigt eine schnelle Verbindung den Arbeitsprozess. Aktivieren Sie in Ihrem Browser JavaScript und die Nutzung von Cookies. Die Einlieferung erfolgt dann nach dem Einloggen per Upload auf portal.confidencepost.de. Bitte beachten Sie, dass erweiterte Optionen, wie Faxe oder Onlinebriefe, nur bei der Einlieferung per BriefManager-Software zur Verfügung stehen.

Was sind die Systemvoraussetzungen für den BriefManager?

Folgende Mindestanforderungen werden zur Installation des BriefManagers benötigt:
Windows 7 bis Windows 11 (32 oder 64Bit)
.NET Framework 4.8
Zur Installation sind lokale Adminrechte nötig.

Was ist der Stapelversand?

Der Stapelversand ist eine Verzeichnisüberwachung in CONFIDENCEpost und vierte Möglichkeit der Auftragseinlieferung neben Briefportal, BriefManager oder SOAP-XML-API. Bei der Verzeichnisüberwachung, die als Teil der BriefManager-Installation mitgeliefert wird, werden vom Kunden festgelegte, lokale Verzeichnisse mit Ausführungsparametern versehen. Bitte beachten Sie, dass ausschließlich PDF-Dateien ohne Passwortschutz mit einer maximalen Größe von 50 MB eingeliefert werden können und alle verwendeten Schriften eingebettet sein müssen. Alle 5 Sekunden werden dann diese Verzeichnisse automatisch überprüft und alle dorthin verschobenen oder direkt hinein gespeicherten PDF-Dateien gemäß der Ausführungsparameter automatisch von CONFIDENCE post bearbeitet. So lassen sich ganze Dokumentenstapel per Drag & Drop einliefern, daher die Bezeichnung für den Dienst. Lesen Sie mehr im Handbuch für den BriefManager ab Seite 27.

Wann wird CONFIDENCE post gewartet?

In der Regel bemerken Sie von unseren Wartungsintervallen nichts. Das wöchentliche Wartungsfenster ist Donnerstags von 7:00-9:00 Uhr. In seltenen Fällen kann es zu einer geringfügigen Einschränkung der Services kommen.

Wie funktioniert das Postausgangsbuch?

Bei Buchung dieses Produktes erzeugt CONFIDENCE post eine elektronisch signierte und damit beweissichere tägliche Übersicht zum Postausgang als PDF und eine Monatsübersicht als CSV-Datei. Beides wird per E-Mail zugestellt. Das Postausgangsbuch wird gegen eine Monatsgebühr von 25,-€ hier freigeschaltet. Sie benötigen Ihre Zugangsdaten.

Was dokumentiert die Auftragsreferenz?

Einen Auftragsreferenz kann optional vom BriefManager am Fuß eines Dokuments eingefügt werden. Dies ist bei einem lokalen Ausdrucken möglich, oder bei der Ablage einer digitalen Kopie durch den Absender. Aufgebracht wird einzeilig “CONFIDENCE post | Versanddatum | Auftrags-ID” und ein QR-Code in der unteren rechten Ecke. Diese quadratische Matrix aus schwarzen und weißen Punkten enthält den Link zu den Auftragsdetails auf www.confidencepost.de. Diese Einstellung finden Sie in der Konfiguration unter “Ablage:Absender”.

Unterstützt CONFIDENCE post das 4-Augen-Prinzip bzw. Freigabefunktionen?

Ja, CONFIDENCE post verfügt über eine obligatorische Freigabefunktion bei der Einlieferung von Serienbriefen über Briefportal oder BriefManager. Da hier Anwenderfehler den potenziell größten Schaden verursachen können, ist eine zusätzlicher Kontrollschritt vor der Produktion sinnvoll. Optional kann im BriefManager auch für jeden Einzelbrief vor der Produktion eine zusätzliche Freigabe in der Auftragsübersicht vorgeschrieben werden. Damit kann z.B. ein Vorgesetzter oder Kollege in den Freigabeprozess eingebunden werden.

Wie ist die Auftragsverarbeitung gemäß DSGVO geregelt?

Um die Voraussetzungen der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 4 Nr. 8, Art. 28 DSGVO einzuhalten, sollte zwischen Kunde und CONFIDENCE CENTER ein Vertrag zu Auftragsverarbeitung geschlossen werden (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Eine Vertragsvorlage ist online, die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOP) zum Schutz personenbezogener Daten können per E-Mail an vertrieb@confidence-center.de angefordert werden.

Kann ich Briefe an den gleichen Empfänger zusammenfassen lassen um Porto zu sparen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Briefe an gleiche Empfänger zusammenzufassen:

1.) Die Sammelsendung (s.u.)

2.) Einzelbriefe zusammenführen:
Liefern Sie Einzelbriefaufträge mit der Option “gleiche Empfänger zusammenführen” (BriefManager) ein, so werden diese täglich um 14:30 Uhr auf identische Empfängeradressen geprüft und ggf. zu einem Auftrag zusammengefasst. Zusammengefasste Aufträge müssen anschließend in der Auftragsübersicht geprüft und zur Produktion freigegeben werden.
Es können nur Briefe mit gleichen Druck- und Versandoptionen (Farbe/SW, Simplex/Duplex, Einschreiben) zusammengefasst werden. Bitte beachten Sie auch, dass Einzelbriefe, die nur eine Seite enthalten, ggf. immer automatisch in Simplex umgewandelt werden.

3.) Aufträge innerhalb eines Serienbriefes zusammenführen:
Liefern Sie Serienbriefaufträge mit der Option “gleiche Empfänger zusammenführen” (BriefManager) ein, so werden diese direkt nach der Einlieferung auf identische Empfängeradressen geprüft. Es können nur Briefe innerhalb des selben Serienbriefes zusammengefasst werden. Um falsche Zusammenführungen auszuschließen, wird das Empfängeradressfeld auf zeichengenaue Übereinstimmung geprüft; eine rein postalische Übereinstimmung (wie z.B. “Hauptstr. 15” und “Hauptstraße 15”) ist nicht ausreichend.

Was ist eine Sammelsendung?

Eine Sammelsendung ist ein Auftrag an CONFIDENCEpost, mehrere Sendungen an dieselbe Empfängeradresse zunächst zu sammeln und erst zu einem frei wählbaren Versandtermin in einem einzigen Kuvert zu versenden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Statt Porto für viele Einzelsendungen zu zahlen, fällt nur einmal Porto für die gesamte Sendungsmenge an (z.B. bei zentral verwalteten Filialunternehmen).
Die Einstellungen im Menü „Sammelsendungen” sind selbsterklärend. Gesammelte Sendungen können automatisch periodisch (z.B. monatlich) oder zu einem festen Termin versendet werden. Wichtig ist die Wahl des Schlüsselwortes, nach dem die Zuordnung eingelieferter Sendungen zu einer Sammelsendung erfolgt. Gesucht wird das Schlüsselwort in der Adresse oder auf der ersten Seite der einzelnen Sendungen. Zum Stichtag werden alle Briefe in eine einzige PDF zusammengeführt und gedruckt. Es wird immer die Einstellung für den ersten Brief der Sammelsendung bei der Produktion berücksichtigt. Wurde der erste Brief als Farbdruck definiert, werden alle Einzelbriefe in Farbe produziert usw.
Tipps: Achten Sie darauf, dass das Schlüsselwort nicht zufällig in einer nicht betroffenen Sendung stehen könnte. Statt „Meier” also lieber ein „MeierApril2011″ oder „Meier GmbH und Co. KG” wählen. Bei der Erstnutzung ist es sinnvoll zur Sicherheit die Freigabe-Funktion zu nutzen und den Auftrag zu prüfen.

Fragen zur Erstellung von Briefdateien

In welchen Dateiformaten kann ich einen Brief hochladen?

Das Briefportal unterstützt PDF-Dateien (.pdf). Der BriefManager unterstützt PDF-Dateien sowie das Hochladen von Dokumenten aus allen Applikationen mit Druckbefehl. Hierbei wird vom BriefManager der Einzelbrief oder das Serienbrief-Dokument in das PDF-Format konvertiert. Bei PDF-Dateien müssen alle Schriftarten eingebettet sein. Bitte achten Sie bereits bei der Erstellung der PDFs darauf, dass die entsprechende Option in Ihrer PDF-Software aktiviert ist. In PDFs nach dem Standard „PDF/A” sind automatisch alle verwendeten Schriften eingebettet. Dateien mit Passwortschutz können grundsätzlich nicht verarbeitet werden.

Wofür sind die „Voreinstellungen” im BriefManager nützlich?

In der BriefManager-Konfiguration finden Sie das Menü „Voreinstellungen”. Hier kann der Anwender immer wiederkehrende Jobprofile unter einem Klartextnamen abspeichern, z.B. „Hybridbrief s/w mit eingedruckter Auftragsreferenz”. Im Druck-Dialog muss dann nicht mehr jeder Parameter kontrolliert und eingestellt werden, sondern man wählt gezielt eine abgespeicherte Voreinstellung und die dort hinterlegten Parameter werden geladen. Ausgewählte Details der Voreinstellung werden zur Kontrolle im Druck-Dialog noch einmal als Text eingeblendet.

Welche Formatierung muss ich bei einem Brief beachten?

Um eine reibungslose Produktion Ihrer Briefe zu gewährleisten, sollten Sie unsere Formatvorlage für Briefbögen im Format DIN A4 beachten. So ist gewährleistet, dass die Adresse für den Versand im Fensterkuvert richtig positioniert ist.

Kann mein Dokument Logos und Bilder enthalten?

Ja, aber beachten Sie bitte, dass der Adressbereich frei bleibt und die eingebetteten grafischen Elemente innerhalb des Druckbereichs liegen. Lesen Sie hierzu auch Wie groß darf meine hochzuladende Briefdatei maximal sein?

Wie kann ich meine Unterschrift einfügen?

Bei Bedarf, z.B. bei Geschäftsbriefen, fügen Sie Ihre vorher eingescannte Unterschrift einfach in das Dokument ein. Wenn Sie die entsprechende Option wählen, kann Ihre Unterschrift sogar farbig eingedruckt werden. In der Regel sind aber z.B. Rechnungen auch ohne Unterschrift rechtsgültig. Optional können Sie ein Signaturpad benutzen, um Unterschriften in Ihr Dokument einzufügen.

Kann ich meinen Briefen Beilagen hinzufügen?

Ja. Unter „Beilagen” verstehen wir in Abgrenzung zu „Anlagen” eher mehrseitiges Werbe-/Infomaterial, wie z.B. Produktflyer oder Imagebroschüren. In der Regel werden Beilagen in höherer Auflage im Offsetdruck vorproduziert. Anlagen hingegen sind eher zur Komplettierung des Schreibens zählende Unterlagen, ohne die der Brief unvollständig wäre, z.B. AGB, Schriftsätze oder Vertragsformulare. Anlagen können meist zusammen mit den Anschreiben gedruckt werden.

Wir bieten drei Möglichkeiten, Beilagen Ihren Briefen hinzuzufügen. Eine Kontaktaufnahme mit unserem Vertrieb zwecks Angebotserstellung ist jeweils notwendig:

– Bei farbigen Beilagen im Format DIN A4 wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice. Sie erhalten dann einen ermäßigten Druckpreis für den Digitaldruck der Beilagen. Bei hohen Auflagen unterbreitet unser Kundenservice automatisch ein Angebot für den preiswerteren Offsetdruck der Beileger.

– Sie liefern Ihre Beilagen direkt an das CONFIDENCE post-Druckzentrum. Diesen Service bieten wir ab mindestens 5.000 Sendungen an. Bitte beachten Sie, dass die Beilagen im Endformat vorgefalzt, evtl. geheftet und mit geschlossener Kante angeliefert werden. Wir prüfen gern vorab an einem Muster, ob Ihre Beilagen „maschinenfähig” sind. Hinweise zur Anlieferung, den Preis der Zusammenführung von Anschreiben und Beilagen erhalten Sie über unseren Kundenservice.

– Sie möchten regelmäßig Schreiben mit Beilagen versenden? Dann können Sie Ihre Beilagen bei uns lagern und über Smartjobs automatisch den Anschreiben zuführen lassen. Die Versandintervalle bestimmen Sie.

Kann ich meinen Briefen Anlagen hinzufügen?

Ja. Unter „Anlagen” verstehen wir in Abgrenzung zu „Beilagen” zur Komplettierung des Schreibens zählende Unterlagen, ohne die der Brief unvollständig wäre, z.B. AGB, Schriftsätze oder Vertragsformulare. „Beilagen” oder auch „Beileger” sind eher mehrseitiges Werbe-/Infomaterial, wie z.B. Produktflyer oder Imagebroschüren. Anlagen fügen Sie über die Anlagenfunktion digital an Ihre elektronisch eingelieferten Briefe an. Im BriefManager geschieht dies im Druck-Dialog durch Hochladen aus einem beliebigen Arbeitsplatzverzeichnis. Anschreiben und Anlagen werden zu einer Druckdatei zusammengefasst; bei Anschreiben mit ungerader Seitenzahl und Duplexdruck wird automatisch am Ende eine Leerseite angefügt, damit die Anlage auf einem neuen Blatt beginnt.
Die Anlagen müssen im PDF-Format vorliegen.

Wie groß darf meine hochzuladende Briefdatei maximal sein?

Sie können eine Briefdatei mit maximal 50 Megabyte (MB) hochladen. Reicht dies nicht aus, weil Sie z.B. eine größere Serienbriefdatei erzeugen wollen, können Sie Ihren Auftrag in mehrere Dateien aufteilen. Größere Dateien werden vom System zurückgewiesen.

Wie erstelle ich eine CSV-Datei?

Die CSV-Datei wird für die Erzeugung von Serienbriefen benötigt, die nicht automatisch über das CONFIDENCE post-System abgewickelt werden (manuelle Mailingaufträge). Eine CSV-Datei ist eine einfache Textdatei und enthält die Adressdaten und die korrekte Anrede für die Empfänger Ihres Serienbriefes, sowie evtl. andere einzufügende Daten (Kundennummer, Angebotspreise o.ä.) in strukturierter Form. Sie können Ihre CSV-Datei z.B. in MS-Excel oder im Texteditor erzeugen. Beispiel CSV-Datei In der ersten Zeile befinden sich die Feldbezeichner aus Ihrer Serienbriefvorlage, also z.B. „Name” oder „Stadt”. Die Nutzdaten geben Sie zeilenweise darunter ein. Die einzelnen Felder müssen mit einem Komma “,” getrennt werden. Beispiel: Meier,Berlin. Bei einem Text-Dokument müssen Sie nach dem Speichern die Dateiendung über das Menü „Umbenennen” in .csv ändern. Um eine Tabelle in MS Excel als CSV-Datei abzuspeichern, wählen Sie über das Menü “Speichern unter…” den Dateityp “CSV (Trennzeichen getrennt) (*.csv)” aus. Leider bietet Excel nicht die Option an, gleich die richtige Zeichen-Codierung mit abzuspeichern, welche für den korrekten Druck von deutschen Umlauten (ä, ö, ü) notwendig ist. Sie müssen daher Ihre Excel-CSV-Datei noch einmal mit dem (Text)-Editor öffnen und dort bei Codierung „UTF-8″ auswählen. Noch einmal speichern und Ihre CSV-Datei ist fertig.

Wie versende ich einen Serienbrief über das Briefportal?

Wenn Sie über Microsoft Word lokal einen Serienbrief produzieren (evtl. Serienbriefassistenten nutzen), können Sie den kompletten Satz Briefe in eine einzige PDF-Datei speichern. Dazu wählen Sie, je nach Word-Version, “Datei > speichern unter > PDF” oder “Datei > exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen”.
Die Aufteilung in Einzelbriefe für die Produktion erfolgt nach einer von Ihnen im entsprechenden Eingabefeld festzulegenden Seitenanzahl pro Einzelbrief (gleiche Anzahl Seiten pro Einzelbrief erforderlich), oder nach einem von Ihnen definierten Trenntext. Dieser Trenntext ist ein Schlüsselwort, dass nur auf jeder ersten Seite jedes Einzelbriefes vorkommen darf und an dem unser System erkennt, wo die Trennung erfolgen soll. Wir empfehlen, eine Buchstabenkombination zu wählen, die nicht im Rest des Schreibens vorkommt und als Schriftfarbe “Weiß” zu wählen.
Nach dem Hochladen wird Ihr Serienbrief-PDF in die Einzelbriefe zerlegt und verarbeitet. Siehe auch Was sind Weißtextfelder?

Wie versende ich einen Serienbrief über den BriefManager?

Der Serienbrief, über den BriefManager eingeliefert, ist eine Datei aus einem beliebigen Programm mit Druckfunktion, in der die einzelnen personalisierten Serienbriefdokumente gespeichert sind. Dies kann Microsoft Word sein, wenn Sie einen Seriendruck über den BriefManager drucken (=einliefern) oder ein kaufmännisches Programm, welches z.B. adressierte Rechnungen erzeugt. Der BriefManager wandelt alle eingelieferten Dateien ins PDF-Format um.
Die Aufteilung in Einzelbriefe für die Produktion erfolgt nach einer von Ihnen im Druck-Dialog im Bereich „Serienbrief” festzulegenden Seitenanzahl pro Einzelbrief (gleiche Anzahl Seiten pro Einzelbrief erforderlich), oder nach einem von Ihnen definierten Trenntext. Dieser Trenntext ist ein Schlüsselwort, dass nur auf jeder ersten Seite jedes Einzelbriefes vorkommen darf und an dem unser System erkennt, wo die Trennung erfolgen soll. Wir empfehlen, eine Buchstabenkombination zu wählen, die nicht im Rest des Schreibens vorkommt und als Schriftfarbe “Weiß” zu wählen.
Nach dem Hochladen wird Ihr Serienbrief in die Einzelbriefe zerlegt und verarbeitet. Siehe auch Was sind Weißtextfelder?

Was sind Weißtextfelder?

Auf jeder Seite Ihres Serienbriefes mit einer Empfängeradresse muss ein Weißtextfeld eingebettet sein. Dies ist ein beliebiger Text in weißer Schrift, also unsichtbar nach dem Druck, und signalisiert den Anfang eines neuen Briefes.

Fragen zur Produktion

Um wie viel Uhr muss ein Auftrag spätestens eingeliefert sein?

Einzelbriefe, die Sie montags bis freitags bis 15:30 Uhr einliefern und ggf. freigeben, werden noch am gleichen Tag gedruckt und an die Deutsche Post AG zwecks Zustellung übergeben. Größere Mengen sollten Sie im eigenen Interesse frühzeitig einliefern, da die Bearbeitung in unserem System je nach Auftragsmenge mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann. Serienbriefe sowie Aufträge mit Konsolidierungsoptionen (Empfänger zusammenführen, Sammelsendung) müssen bis 14:30 Uhr freigegeben sein, damit wir die tagesgleiche Produktion sicherstellen können. Aufträge, die am Wochenende oder an einem gesetzlichen Feiertag eingeliefert werden, produzieren wir am folgenden Arbeitstag.

In welcher Papierqualität wird mein Brief produziert?

Wir drucken Ihren Brief auf neutralem weißen DIN A4 Papier, 80g/qm. Die Versandhüllen für DIN lang-Format sind holzfrei weiß mit Standardfenster.

Können meine Briefe auch in Farbe gedruckt werden?

Ja, Sie können Ihren Brief farbig gestalten. Farbige Texte, Bilder, Logos usw. sind kein Problem. Sie können z.B. mit Ihrer eingescannten Unterschrift in blauer Farbe Ihren Brief aufwerten. Die Konditionen für Farbdruck finden Sie in unserer Preisliste.

Sind Überweisungsträger mit Mikroperforation verfügbar?

Ja, wir bieten gegen geringen Aufpreis farbige Überweisungsträger mit Mikroperforation auf DIN A4-Papier im Druck an, die das Blankopapier ersetzen. Bei Einlieferung über den „BriefManager” markieren Sie im Menü „Hybridbrief” unter „Optionen” die Auswahl „Überweisungsträger”.

Wie positioniert man die Rechnungsdaten für den Überweisungsträger?

Hierzu können Sie unsere Vorlage Überweisungsträger herunterladen und danach Ihre Rechnungsvorlage so formatieren, dass die Daten an den richtigen Stellen in das Überweisungsformular eingefügt werden. Sie finden auf der Vorlage noch weitere Tipps. Wenn Sie Aufträge mit der Option “Überweisungsträger” im Testmodus einliefern, können Sie im Portal die korrekte Positionierung überprüfen, indem Sie auf das PDF-Icon in der Auftragsübersicht (bei Serienbriefen in den Auftragsdetails) klicken.

Was ist eBriefpapier?

Elektronisches Briefpapier, oder eBriefpapier, wird den Druckaufträgen zugesteuert. Aus eBriefpapier und eingeliefertem Text entsteht dann im Druck eine Seite. Über die eBriefpapier-Funktion lassen sich auch beliebige Formulardaten oder Wasserzeichen in den Druckauftrag einbringen. Sie können für die erste Seite und die Folgeseiten eines Briefes verschiedene eBriefpapiere festlegen.

Kann auch eigenes Briefpapier oder anderes kundenspezifisches Material genutzt werden?

Ja, bei größeren Produktionsmengen können Sie Ihr eigenes Briefpapier anliefern und wir drucken darauf aus. Für diesen Service, der auch die Mengenkontrolle beinhaltet, berechnen wir 50,-€/mtl. Bei regelmäßigen gleichartigen Produktionen kann Material für Sie eingelagert werden. Hierzu müssen wir sogenannte Smartjobs einrichten. Sprechen Sie mit unserem Kundenservice über Ablauf und Konditionen.

Werden meine Briefe mit Werbeeindrucken versehen?

Nein, natürlich wird keinerlei Werbung in Ihre Briefe oder auf die Versandkuverts eingedruckt.

Werden in meine Briefe Steuerzeichen und/oder Frankierungen eingedruckt?

Ja, wir verwenden zur Qualitätssicherung winzige Date Matrix Codes, welche an den linken Rand der Seiten eingedruckt werden. Diese 2D-Barcodes sind maschinenlesbare Steuerzeichen und sollen eine fehlerfreie Produktion sichern.
Seit vielen Jahren bietet die Deutsche Post ihren Großkunden die Möglichkeit zur elektronischen Entrichtung der Postentgelte über die sog. DV-Freimachung. Diese Daten-Verarbeitung-Freimachung geschieht über einen Eindruck über dem Adressfeld und ist im Sichtfenster des Kuverts zu sehen. Wir nutzen die DV-Freimachung, um Aufwand und Kosten zu sparen, der bei der Bedruckung von Kuverts mit Frankiervermerken entstehen würde.

Fragen zur Zustellung

Wer stellt meine Briefe zu?

Die Briefe werden ausschließlich durch die Deutsche Post AG zugestellt.

Können Briefe auch ins Ausland versendet werden?

Ja, Ihre Briefe ins Ausland werden über die Deutsche Post AG versandt. Konditionen finden Sie in unserer Preisliste.
Damit Ihre Auslandssendungen korrekt als solche erkannt und frankiert werden, achten Sie bitte auf den korrekten Aufbau der Empfängeradresse. Besonders wichtig ist die Angabe des Empfängerlandes, ausgeschrieben in der letzten Zeile unterhalb der Ortsangabe. Die Angabe der Länderkürzel vor der Postleitzahl bei der Adressangabe auf Briefen und Paketen wurde bereits 1999 abgeschafft, findet sich aber noch immer in einigen Adressdatenbanken.
Weitere Informationen zur Adressierung von Auslandssendungen finden Sie bei der Deutschen Post.

Können Briefe auch als DIALOGPOST versandt werden?

Ja, wir unterstützen dieses Produkt der Deutschen Post. Sie zahlen das Dialogpost-Porto der Deutschen Post AG zzgl. Produktionskosten und einer geringen Bearbeitungspauschale. Da Dialogpost nicht über die automatische Verarbeitung eingeliefert werden kann, benötigen wir Angaben zu Art der Sendungen und ggf. Beilagen, zur Auflage usw. Sprechen Sie mit unserem Kundenservice über den Ablauf und Konditionen.

Können Briefe auch als Einschreiben versendet werden?

Ja. Wir bieten den Versand als Einwurfeinschreiben national und international über den BriefManager an. Die entsprechende Option wählen Sie bitte im Menü „Hybridbrief” unter Optionen aus. Bitte beachten Sie, dass bei Einschreiben immer die in der Kontoverwaltung hinterlegte Anschrift als Absenderadresse verwendet wird..

Wann erreichen meine Briefe den Empfänger?

Auf die Brieflaufzeiten der Deutschen Post AG haben wir leider keinen Einfluss. In der Regel erreichen Ihre Briefe innerhalb Deutschlands in 1-2 Werktagen den Empfänger.

Kann ich SMS über CONFIDENCE post versenden?

Ja, über den „BriefManager” und über unsere API können SMS versandt werden. Sie können Mobilfunknetze in Deutschland, Österreich oder Schweiz auswählen. Die Zustellung als preisgünstige Budget-SMS kann bis zu 180 Minuten dauern. Die Zustellung einer Sofort-SMS erfolgt i.d.R. innerhalb von 60 Sekunden. Bitte beachten Sie, dass Sie bei werblichen Kontakten die Einwilligung des Empfängers benötigen und für Missbrauch ggf. selbst haften.

Kann ich Faxe über CONFIDENCE post versenden?

Ja, über den „BriefManager” und über unsere API können Faxe versandt werden. Im Portal bieten wir den Faxversand nicht an. Sie können Faxe nach Deutschland, Österreich oder in die Schweiz senden. Optional können wir Vorab-Faxe Ihrer Hybridbriefe automatisch versenden.

Kann ich E-Mails über CONFIDENCE post versenden?

Ja, über den „BriefManager” und über unsere API können Dokumente als E-Mail-Anlage an Empfänger versandt werden. Auch zusätzlich zum Hybridbrief können Schreiben parallel als E-Mail-Kopie an den Empfänger gesandt werden. Im Portal bieten wir den E-Mail-Versand nur als Option „E-Mail-Kopie an Absender” an. Der Versand von Kopien ist kostenfrei. Für den alleinigen Versand von Korrespondenz als E-Mail erheben wir eine geringe Gebühr.

Fragen zu Problembehebungen

Warum meldet mein Browser www.confidencepost.de sei eine unsichere Seite?

Wenn Sie sich beim Briefportal www.confidencepost.de erstmals anmelden, kann es vorkommen, dass ältere Browser das von uns verwendete Zertifikat nicht kennen. In diesem Fall können Sie die Anmeldung ohne Risiko fortsetzen. Zu Ihrer eigenen Sicherheit sollten Sie trotzdem prüfen, ob Sie sich tatsächlich mit der richtigen Seite www.confidencepost.de verbinden.

Warum können manche Briefe nicht hochgeladen werden?

Prüfen Sie, ob das richtige Format vorliegt: CONFIDENCE post verarbeitet ausschließlich PDF-Dateien ohne Passwortschutz. Die maximale Größe ist auf 50 MB begrenzt.

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